Conservazione e accesso ai documenti

Il nostro studio ha avviato un processo di progressiva digitalizzazione dei propri fascicoli ed ha elaborato un sistema di accesso e conservazione in continua evoluzione e perfezionamento.

Naturalmente non abbiamo integralmente eliminato i fascicoli cartacei che continuano a convivere con quelli digitali, ma i loro contenuti vengono progressivamente dematerializzati in modo tale da poter essere conservati in modalità digitale e, all'occorrenza, consultati senza dover necessariamente estrarre la corrispondente cartella dal raccoglitore che li ospita.

Pertanto, allo stato attuale la nostra gestione documentale è organizzata nelle seguenti modalità.

GESTIONE FASCICOLI CARTACEI

I fascicoli delle varie pratiche vengono conservati in appositi classificatori e sistemati in ordine alfabetico per cliente. 
Per ciascun cliente che si rivolge allo studio viene, infatti, creata un'apposita cartella all'interno della quale vengono collocati tutti i vari fascicoli che lo riguardano.
In tal modo è possibile accedere in maniera immediata a tutte le pratiche gestite per ogni singolo cliente.
All'interno di ogni fascicolo, per praticità di gestione e per una più rapido accesso ai documenti vengono create le seguenti sottocartelle:

a) corrispondenza: nella quale vengono conservate tutte le lettere ricevute o inviate in relazione alla pratica;
b) atti giudiziari: nella quale vengono conservati tutti gli atti giudiziari prodotti nell'interesse del cliente, quelli prodotti dagli avvocati delle controparti, nonchè i documenti relativi ai procedimenti giudiziari in corso (es: ordinanze, sentenze, verbali di udienza, ecc...);
c) documenti: nella quale vengono conservati tutti i documenti diversi dagli atti giudiziari (es: copia di fatture, fotografie, relazioni, ecc..);
d) riepilogo economico: nella quale viene conservata una tabella riepilogativa (progressivamente aggiornata) di tutte le entrate e le uscite che riguardano la pratica, copia di tutti i documenti giustificativi delle stesse e delle fatture emesse al cliente.

Per i fascicoli penali, invece, la suddivisione delle cartelle è la seguente:

a) corrispondenza: nella quale vengono conservate tutte le lettere ricevute o inviate in relazione alla pratica;
b) procura: nella quale vengono conservati tutti gli atti e i documenti relativi alla fase delle indagini preliminari;
c) giudizio: nella quale vengono conservati tutti gli atti e i documenti relativi alla fase del giudizio;
d) riepilogo economico: nella quale viene conservata una tabella riepilogativa (progressivamente aggiornata) di tutte le entrate e le uscite che riguardano la pratica, copia di tutti i documenti giustificativi delle stesse e delle fatture emesse al cliente.

GESTIONE FASCICOLI DIGITALI

Tutti i fascicoli oltre ad essere predisposti in formato cartaceo vengono specularmente realizzati anche in formato digitale con le modalità di seguito descritte.

1) documenti informatici "nativi" modificabili

Per ogni pratica viene creata un'apposita cartella utilizzando quale criterio il nome delle parti in causa (es: per la controversia Rossi contro Verdi viene creata una cartella denominata "Rossi-Verdi").

All'interno della singola cartella vengono conservati tutti i documenti predisposti dai professionisti dello studio nell'interesse del cliente riguardanti la specifica pratica a cui si riferiscono (es: atti giudiziari, lettere, ecc...) che nascono già  in formato digitale attraverso l'utilizzo di apposito software di scrittura o di calcolo e vengono mantenuti in formato editabile al fine di consentirne successive modifiche.
Pertanto i detti file vengono conservati in formato .doc (Microsoft Word 1997-2004) se documenti ed .xls (Microsoft Excel 1997-2004) se fogli di calcolo, poichè trattasi di formati leggibili e modificabili attraverso la grande maggioranza dei software in circolazione o direttamente via web e, dunque, anche all'esterno dello studio.

2) documenti informatici "acquisiti" o digitali modificabili

Processo di conservazione a parte riguarda, invece, i documenti informatici acquisiti (ed ossia le scansioni di documenti originariamente cartacei c.d. "analogici") o quelli nati già come digitali, ma di formato immodificabile (es: PDF).

I primi sono appunto i documenti cartacei dematerializzati in versione digitale, mentre i secondi sono quelli che già nascono in formato digitale tra cui rientrano anche gli atti giudiziari, ad esempio, trasmessi dalle cancellerie ovvero i documenti digitali trasmessi dai clienti.

Lo standard utilizzato dal nostro studio per i documenti è il formato PDF, mentre per le immagini (es: fotografie) è il Jpeg.

Anche in tal caso viene creata un'apposita cartella per ciascuna pratica, all'interno della quale vengono predisposte le seguenti sottocartelle:

a) corrispondenza: nella quale vengono conservate tutte le lettere o le comunicazioni ricevute dalle controparti;
b) atti giudiziari: nella quale vengono conservate le copie degli atti giudiziari prodotti nell'interesse del cliente, quelle prodotte dagli avvocati delle controparti, nonchè i documenti relativi ai procedimenti giudiziari in corso (es: ordinanze, sentenze, verbali di udienza, ecc...);
c) documenti: nella quale vengono conservati tutti i documenti diversi dagli atti giudiziari (es: copia di fatture, fotografie, relazioni, ecc..).

Dentro ogni cartella riguardante la specifica pratica sempre individuata con il nome delle parti (es: Rossi-Verdi), se esistente un procedimento giudiziario, viene creata un'ulteriore cartella con il nome dell'ufficio presso cui pende il giudizio ed il relativo numero (es: TribunaleBari458-2012). All'interno della stessa vengono quindi create, nelle modalità sopra evidenziate quelle denominate "atti giudiziari" e "documenti".

Per i fascicoli penali viene invece creata una cartella con il nome dell'imputato. All'interno della stessa vengono create le seguenti sottocartelle:

a) cartella del procedimento: individuata attraverso l'ufficio presso cui pende il giudizio ed il relativo numero di RGNR (es: TribunaleBari567-2010);
b) procura: nella quale vengono conservate le copie di tutti gli atti e i documenti relativi alla fase delle indagini preliminari;
c) giudizio: nella quale vengono conservate le copie tutti gli atti e i documenti relativi alla fase del giudizio;
d) documenti: nella quale vengono conservate le copie di altri documenti (se esistenti).

Tutti i documenti sono immediatamente accessibili ai professionisti dello studio poichè disponibili attraverso un collegamento di rete tra i dispositivi utilizzati.

GESTIONE FASCICOLI ARCHIVIATI

La gestione dei fascicoli archiviati è in progressiva evoluzione. Nello studio, infatti, coesistono vecchi fascicoli aperti all'inizio dell'attività professionale (dal 1998) che sono ancora conservati in modalità interamente cartacea e fascicoli digitali creati con le modalità sopra indicate che, una volta completati vengono archiviati in modalità digitale.
Al fine di facilitare le operazioni di conservazione e di accesso stiamo, comunque, avviando un'attività di progressiva digitalizzazione di tutti i vecchi fascicoli cartacei. 

1) fascicoli interamente cartacei

I fascicoli cartacei vengono conservati in un archivio e inseriti in appositi faldoni numerati. 
Sul fascicolo viene apposto il numero relativo al corrispondente faldone in cui è conservato. Tale operazione viene registrata in un file digitale nel quale sono indicati appunto il numero di archiviazione, i nomi delle parti, l'oggetto dell'attività professionale svolta, nonchè l'anno in cui è iniziata e quello in cui si è conclusa la prestazione.
Il file di archiviazione che contiene tali informazioni è ad accesso protetto. 

2) fascicoli digitali

I fascicoli digitali, organizzati nelle modalità sopra descritte, una volta esaurita l'attività di gestione, vengono trasferiti in un'altra cartella elettronica denominata "Archiviate", a sua volta suddivisa in due ulteriori sotto cartelle denominate "Civile" e "Penale" nelle quali i fascicoli sono collocati in base alla corrispondente materia.