Le notifiche degli avvocati a mezzo posta elettronica certificata ai sensi della legge n. 53/94

A seguito della pubblicazione del Decreto 3.4.2013 n. 48 definito come "Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011", concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” è stato possibile dare attuazione a quanto previsto dall'ʹart.16 quater del D.L. n.179/2012, secondo il quale le modifiche alla L. 53/1994 sulla facoltà di notificazione da parte degli avvocati a mezzo posta elettronica certificata, previste dal medesimo articolo, sarebbero divenute efficaci, decorsi 15 giorni dalla pubblicazione del decreto di adeguamento delle regole tecniche del processo telematico alla nuova normativa.

Il decreto di adeguamento sopra citato è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 9.5.2013 e, dunque, le nuove norme sulla facoltà per gli avvocati di procedere alle notificazioni in proprio a mezzo PEC sono efficaci a decorrere dal giorno 24 maggio 2013.

Importanti modifiche sono poi state apportate dal DL 90/2014 (convertito in legge 114/2014), dal DL 83/2015, convertito nella legge n. 132/2015 e dalle specifiche tecniche DGSIA del 28.12.2015, pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale del 7.01.2016 hanno definitivamente precisato le modalità di attestazione di conformità dei documenti informatici completando il quadro normativo.

Ma partiamo, con ordine e cerchiamo di comprendere come si applica la normativa specifica che disciplina la materia delle notificazioni in proprio a mezzo posta certificata.

La norma principale è costituita dall’art. 1 della legge n. 53/94 (come modificata), che oltre a consentire (come avveniva già in passato) agli avvocati le notifiche in proprio in modalità cartacea abilita i legali ad eseguire in proprio la notifica di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale utilizzando la posta elettronica certificata.

L'articolo 1 della legge n. 53/94, infatti, recita:

L'avvocato munito di procura alle liti a norma dell'ʹarticolo 83 del codice di procedura civile e della autorizzazione del consiglio dell'ʹordine nel cui albo è iscritto a norma dell'ʹarticolo 7 della presente legge, può eseguire la notificazione di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a mezzo del servizio postale, secondo le modalità previste dalla legge 20 novembre 1982, n. 890, ovvero a mezzo della posta elettronica certificata salvo che l'ʹautorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente.

L'art. 46, co. 1, lett. a) del decreto legge n. 90/2014 modificando l’art. 1 della Legge n. 53/1994, non prevede più la richiesta dell’avvocato e il rilascio dell’autorizzazione del COA di appartenenza per poter effettuare notifiche in proprio a mezzo PEC e, dunque, è ormai venuto meno (come, invece, accadeva sino a giugno 2014) anche l’obbligo di indicare nella relata di notifica telematica l’autorizzazione del COA di appartenenza.

LE CONDIZIONI NECESSARIE PER LA NOTIFICA

Pertanto, affinchè l'avvocato possa procedere alla notifica degli atti in proprio a mezzo di posta certificata devono sussistere in maniera concorrente le seguenti condizioni:

1) il possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) risultante da pubblici elenchi;

si tratta, cioè, dell’indirizzo di posta elettronica certificata comunicato all’Ordine ai sensi della legge 28 gennaio 2009, n. 2. Tale indirizzo una volta comunicato viene inserito nel c.d. "Reginde" consultabile, previa autenticazione sul sito http://pst.giustizia.it/PST/ ovvero consultabile in forma libera sul sito www.inipec.gov.it. E' essenziale che l'indirizzo in questione sia regolarmente attivo e funzionante. Per cui è fondamentale che l'avvocato controlli periodicamente il rinnovo della casella postale pagandone i relativi costi per la gestione del servizio;

2) il rilascio da parte del cliente della procura alle liti a norma dell'articolo 83 del codice di procedura civile;

è evidente che, per poter notificare per conto di un cliente l'avvocato deve essere munito di procura alle liti. Se si tratta di notifica da eseguire relativamente ad un giudizio in corso la stessa sarà stata già rilasciata in atti (e, dunque, non sarà necessario allegarla all'atto da notificare), mentre se si tratta dell'atto introduttivo, come vedremo in seguito, la procura andrà necessariamente allegata alla notifica.

3) la disponibilità di un indirizzo di PEC del destinatario tratto da pubblici elenchi; 

affinchè una notifica telematica possa andare a buon fine è essenziale che il destinatario possieda un indirizzo pec inserito in pubblici elenchi, così come previsto dall'art. 16 ter del DL 179/2012 che recita "A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 e 16, comma 12, del presente decreto, dall'ʹarticolo 16 del decreto-­‐‑legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, dall'ʹarticolo 6 bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia.”

Un problema sul punto si era verificato in particolare prima del 15.12.2013, data prima della quale non era precisato appunto quali fossero i pubblici registri, ma ad oggi, visto l'intervento normativo sopra citato è da considerarsi superato.

In ogni caso ad oggi (e verosimilmente già prima del 15.12.2013) per individuare i destinatari delle notifiche a mezzo pec è possibile attingere dai seguenti elenchi:

- registro delle PA (consultabile previa autenticazione sul sito www.pst.giustizia.it);
- registro delle imprese (www.registroimprese.it);
- ReGIndE (aggiornato periodicamente con gli indirizzi degli avvocati) e consultabile, previa autenticazione dal sito www.pst.giustizia.it;
- Indice Nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti (c.d. INI-PEC) istituito con Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico del 19 marzo 2013 consultabile dawww.inipec.gov.it


4) possesso di un dispositivo di firma digitale

è, infine, indispensabile che l'avvocato disponga di un certificato che gli consente di apporre una firma digitale. E' importante ricordare che la firma digitale per essere valida deve essere apposta con certificati di firma in corso di validità
Così come per la posta certificata è importante, dunque, che l'avvocato controlli che i propri certificati siano ancora validi e, in prossimità della scadenza provveda al rinnovo, pagandone i relativi oneri presso il proprio fornitore di servizi.

5) possesso di un dispositivo di acquisizione documenti

Sebbene non sia indispensabile per tutti i tipi di notifiche che è possibile eseguire, almeno per alcune, come si vedrà in seguito, è necessario disporre di un dispositivo di acquisizione documenti (c.d. scanner) preferibilmente che consenta anche la digitalizzazione di pagine multiple e non la scansione di un singolo documento.

LA PROCEDURA PER ESEGUIRE LA NOTIFICA

I - La predisposizione degli atti e della relata di notifica

La procedura di notifica o meglio la predisposizione della relata di notifica sarà differente a seconda della tipologia di atto da notificare:

a) notifica di copie conformi agli originali (cartacei o informatici)

Quando si notifica a mezzo PEC, sia nel caso in cui vengano estratte copie di atti o di provvedimenti dal Punto di Accesso, sia nel caso in cui si formino delle copie informatiche dai relativi originali/copie conformi analogiche in proprio possesso è necessario attestare la conformità di atti e documenti ai corrispondenti originali. 

Gli articoli di riferimento sono il 3 bis della L. 53/1994, l'art. 16 undecies del D.L. 179/2012 ed il Provvedimento DGSIA del 28.12.2015 che ha modificato con integrazioni il provvedimento del 16.02.2014.

L'art. 16 undecies della norma appena richiamata, infatti, recita: 

comma 2 "Quando l'attestazione di conformita' si riferisce ad una copia informatica, l'attestazione stessa e' apposta nel medesimo documento informatico.”
comma 3"l'attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del responsabile dei servizi telematici del ministero della giustizia; se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione".

Per quanto riguarda le notifiche degli avvocati, pertanto, non è possibile applicare il comma 2 (ed inserire l'attestazione di conformità nel medesimo documento da notificare), poiché la L. 53/1994 stabilisce, all'art. 3 bis co. 5, che “L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata”.

Si applica, quindi, l'art. 19 ter che il citato provvedimento 28-12-2015 (in vigore dal 09-01-2016) ha aggiunto al provvedimento 16-02-2014, ed intitolato “Modalità dell'attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato", il quale ribadisce che l'attestazione di conformità deve essere inserita nella relazione di notifica e prevede:
- che il documento “separato” contenente l'attestazione di conformità della copia informatica, anche per immagine, deve avere il formato PDF;
- che l'attestazione di conformità deve contenere una “sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file”;
- che il documento “separato” contenente l'attestazione di conformità deve essere sottoscritto digitalmente dall'avvocato notificatore;
- che l'attestazione di conformità può essere unica nel caso in cui la notifica riguardi più documenti (per esempio, sentenza esecutiva e precetto).

Per effettuare correttamente questa tipologia di notifica è, dunque, necessario inserire l’attestazione di conformità non in calce all'atto stesso, bensì nella relata di notifica (e, pertanto, su documento separato rispetto all'atto), sia per le copie informatiche di atti analogici (es: le scansioni di copie cartacee, già rilasciate conformi dalla cancelleria) che per le copie informatiche di un documento informatico estratto dal Punto di Accesso.

Prima di predisporre la relata sarà, pertanto, necessario a seconda della tipologia di atto da notificare eseguire le seguenti procedure:

1) per la copia conforme cartacea

- eseguire una scansione del documento cartaceo rilasciato in copia conforme dalla cancelleria;

e, dunque, predisporre la relata su un documento informatico a parte, attraverso un editor di testo con la seguente dicitura:

Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ___________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti (allegata al presente atto ovvero come da procura in atti) notifico a nome cognome (codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dal registro ____ (es. INI-PEC - PPAA)_____ i seguenti allegati: 

- (SCANSIONE) nome del file + sintetica descrizione dell’atto o provvedimento​, attestando ai sensi e per gli effetti dell’art. 3 bis L. 53/1994 che è copia per immagine conforme all'originale da cui è stata estratta. 
- (SCANSIONE) della procura alle liti (solo se l'avvocato non è già costituito in atti per la parte e notifica per la prima volta).

Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti all'ufficio giudiziario ______________  eventuale sezione, Giudice dott. ___________________ (nome cognome), nr. RG 

Luogo, data, firma dell'avvocato

2) per la copia informatica di  un atto

- scaricare sul proprio computer dal punto di accesso ministeriale (pst.giustizia.it ovvero altro sito del proprio gestore di servizi pct)  la copia informatica dell'atto e non, invece, il "duplicato informatico".

Sul punto occorre distinguere il "duplicato informatico" (che non richiede alcuna attestazione di conformità, come si dirà in seguito) dalla "copia" (che invece, come nel caso di specie la richiede).

Ai fini pratici e per non commettere errori è necessario tenere presente che la c.d. "coccardina", visualizzata a margine delle copie estratte dal PolisWeb serve semplicemente ad evidenziare dal punto di vista grafico che il documento sul quale è apposta è una copia (e, dunque, non l'originale) di un documento sottoscritto digitalmente (es: dal giudice).

Dal mese di marzo 2015 è possibile scaricare dal fascicolo telematico non solo una copia del provvedimento, privo della sottoscrizione digitale del Giudice e appunto provvisto della c.d. “coccardina”, ma anche il duplicato (e, dunque, un altro "originale") del provvedimento in formato PDF-signed.

Scaricato la copia informatica (per intenderci appunto quella munita di "coccardina") è necessario predisporre la relata su un documento informatico a parte, attraverso un editor di testo con la seguente dicitura:

Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ___________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti  in atti notifico a nome cognome (codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dal registro ____ (es. INI-PEC - PPAA)_____ i seguenti allegati: 

- (ESTRATTO DAL FASCICOLO) nome del file + sintetica descrizione dell’atto o provvedimento​, attestando ai sensi e per gli effetti degli artt. 16 bis e 16 undecies del D.L. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che è copia conforme al corrispondente atto/provvedimento contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratta. 

Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti all'ufficio giudiziario ______________  eventuale sezione, Giudice dott. ___________________ (nome cognome), nr. RG 

Luogo, data, firma dell'avvocato

Eseguite tali operazioni, in entrambi i casi sarà necessario trasformare il file ottenuto con l'editor da documento di testo contenente la notifica (es: .doc, .docx, .odt, ecc..) in formato PDF.

b) notifica di duplicati informatici

Come detto sopra è altresì possibile procedere alla notifica dei c.d. "duplicati informatici".

Sul punto è bene chiarire che con il termine "duplicato informatico", si intende un concetto diverso dal duplicato cartaceo, in quanto a differenza di quest'ultimo che è costituito appunto da un originale e poi dalle copie il documento informatico è composto da un insieme di bytes che è possibile appunto duplicare un infinito numero di volte.

Tale documento è definito nell'art. 23 bis del CAD e nell'art. 5 del DPCM 13-11-2014) come avente “la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine”.

Dunque è come si vi fossero una serie infinita di originali, situazione impossibile a verificarsi, invece, nell'ipotesi del documento cartaceo originale che potrà avere soltanto una serie infinita di copie.

Nel caso di documento sottoscritto digitalmente dal Giudice (es: il decreto ingiuntivo), il duplicato conterrà ovviamente anche la sottoscrizione digitale del Giudice, verificabile attraverso appositi software.

Tali documenti essendo appunto come degli "originali", ai fini della notifica non richiedono alcuna attestazione di conformità.

Pertanto, quando si intende procedere alla notifica di tali atti, occorre scaricare dal sistema Polisweb il "duplicato informatico" e non la copia informatica dell'atto e, dunque, predisporre la relata su un documento informatico a parte, attraverso un editor di testo con la seguente dicitura:

Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ___________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti ___________ notifico a nome cognome (codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dall'elenco ____ tipo di registro_____ i seguenti allegati:

- l'allegato (descrizione dell'atto giudiziario), inviandone duplicato informatico estratto dal fascicolo informatico.
 
Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti all'ufficio giudiziario ed eventuale sezione, Giudice dott. nome cognome, nr. RG o altro. 

Luogo, data firma dell'avvocato

Anche in tal caso, eseguite tali operazioni,  sarà necessario trasformare il file ottenuto con l'editor da documento di testo contenente la notifica (es: .doc, .docx, .odt, ecc..) in formato PDF.

c) la notifica di documenti informatici "nativi"

E' possibile, infine procedere alla notifica dei c.d. originali informatici, previsti art. 20 D.Lgs. 7.3.2005 n.82 Codice Amministrazione Digitale la cui predisposizione sarà differente.

Si tratta di tutti quei documenti direttamente creati dall’avvocato in forma elettronica (es: l'atto di citazione o il precetto) e poi convertiti, in uno dei formati consentiti dall'art. 13 delle Specifiche Tecniche di cui all'art.34 del D.M. 44/2011 e dalle regole tecniche dettate dal DPCM 13/11/2014, così come modificate ed integrate dal provvedimento del 28.12.2015

Tali documenti vanno creati attraverso un programma di elaborazione testi (c.d. word processor tipo Microsoft Word, Apple Pages, Libre Office, Open Office, ecc...) e poi trasformati in formato.PDF privo di elementi attivi così come prevede sempre la legge.

Ricordiamo che il file .doc o analogo documento di testo (es: .odt) non è mai utilizzabile in quanto per sua natura modificabile e, come tale, non previsto dalla legge tra quelli validi.

Per predisporre un documento informatico da notificare è, dunque, necessario effettuare i seguenti passaggi:

1) scrivere l'atto con un elaboratore testi;
2) trasformarlo in PDF (oggi molti programmi consentono di farlo, ma esistono anche soluzioni gratuite reperibili in rete;
3) apporre la firma digitale e generare il relativo file in formato .p7m (formato Cades) ovvero in formato Pades-Bes (.pdf).

Per apporre la firma digitale è necessario utilizzare il software generalmente fornito insieme al proprio dispositivo di firma (smartcard o chiavetta usb) che consente di scegliere se firmare nell'uno o nell'altro formato. Al di là delle differenze tecniche la firma in formato Cades genera sempre un file pdf con estensione .p7m e, come tale leggibile da software in grado di decodificare tale formato, mentre la firma in formato Pades genera sempre un file .pdf e, come tale leggibile da qualsiasi software di lettura pdf. 

Ogni software per completare il processo di firma richiede, comunque, sempre l'inserimento di un pin preventivamente impostato dall'utente.

Il file, una volta firmato digitalmente, andrà allegato al messaggio di invio della notifica elettronica utilizzando la seguente relata di notifica da predisporre sempre con un editor di testo e, quindi, trasformare in PDF (nel caso di specie ad esempio viene esaminato un atto di citazione):

Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ___________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti ___________ notifico a nome cognome (codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dall'elenco ____ tipo di registro_____ i seguenti allegati:

- citazione a comparire avanti il Tribunale di Roma per l'udienza del 26-11-2015, in formato pdf nativo, da me sottoscritta con firma digitale;
- il file “procura.pdf” contenente copia per immagine della procura speciale ad litem conferita in data _____, che dichiaro conforme al suo originale da me custodito,

Luogo, data Firmato digitalmente da avv.

L’art. 52 del decreto legge n. 90/2014 ha stabilito che "il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale" possano estrarre con modalità telematiche, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti ed attestare "la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico" con totale esenzione del pagamento dei diritti di copia.

Le disposizioni di cui all’art. 52, D.L. n. 90/2014 "non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice".

Tutte le predette attestazioni non comportano, dunque, il pagamento di alcun diritto di copia.

La relata di notifica deve essere un atto informatico separato dagli altri atti e, come detto sopra predisposto in formato pdf estratto da documento di testo "nativo".

Il contenuto obbligatorio della relazione di notificazione è determinato dall'ʹart. 3 bis, comma 5, della legge n. 53/94 che recita:

L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;
b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ʹordine nel cui albo è iscritto (ormai abrogato);
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
e) l'ʹindirizzo di posta elettronica certificata a cui l'ʹatto viene notificato;
f) l'ʹindicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
g) l'ʹattestazione di conformità di cui al comma 2.

Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ʹufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'ʹanno di ruolo. 

Tutti gli esempi sopra indicati sono stati elaborati tenendo presenti le predette disposizioni normative.

La procura alle liti 

Come detto in premessa qualora la procura non sia già in atti (es: giudizio in corso) affinchè la notifica sia valida è necessario allegare anche questa ai sensi dell'art. 83, comma 3 del codice di procedura civile.

A tal fine è possibile procedere attraverso due distinte modalità

- predisposizione di una procura come documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente;
- predisposizione di una copia informatica (scansione) tratta dalla procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall'avvocato e poi sottoscritta con firma digitale dall'avvocato.

La procura, dovrà quindi essere allegata unitamente all'atto che si intende notificare unicamente quando la stessa non è ancora agli atti (es: notifica di un atto di citazione).



II - L'apposizione della firma digitale

- Nei casi sopra citati ai punti a) (copie conformi agli originali cartacei o informatici) e b) (duplicati informatici) non va apposta alcuna firma sul relativo allegato, mentre nel caso c) (documenti informatici nativi) il file da notificare deve essere firmato digitalmente (in formato Cades o Pades), dall'avvocato;

- la relata di notifica in formato PDF va sempre firmata digitalmente dall'avvocato;

- la procura (se presente) in formato PDF va sempre firmata digitalmente dall'avvocato.



III - L'invio del messaggio attraverso la posta elettronica certificata.

Ai sensi dell'art. 3 bis della legge n. 53/94 la notifica deve essere eseguita “...mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata...”.

Per farlo correttamente è necessario effettuare i seguenti passaggi:

1) aprire il proprio programma di posta elettronica preventivamente configurato per l'invio e la ricezione della pec (es_ Outlook, Apple Mail, Thunderbird, ecc...) ovvero collegarsi al sito web del proprio fornitore di pec previa autenticazione con i propri dati di accesso;

2) creare un nuovo messaggio di posta elettronica specificata inserendo nel campo destinatario l'indirizzo pec del ricevente correttamente estratto dai registri sopra indicati.

Attenzione, in caso di professionisti ed in particolare di avvocati, a verificare sempre prima dell'invio che l'indirizzo pec a cui si intende spedire sia effettivamente abbinato al nominativo attraverso la consultazione del sito www.inipec.gov.it.

A volte, infatti, può accadere che l'avvocato, nelle more del giudizio abbia cambiato l'indirizzo pec rispetto a quello indicato nei propri atti ovvero che questo non sia stato rinnovato. Se inviato all'indirizzo sbagliato o non più utilizzato ovviamente il messaggio non potrà essere ricevuto, nè la notifica potrà essere considerata valida.

3) inserire nell'oggetto del messaggio la dicitura obbligatoria: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”.

Attenzione a questo passaggio in quanto la legge richiede obbligatoriamente che il messaggio pec che contiene una notifica giudiziaria sia correttamente individuato come tale nell'oggetto per distinguerlo da altri tipi di comunicazioni.

4) allegare al messaggio l'ʹatto o gli atti da notificare e la relazione di notifica predisposti nelle modalità sopra indicate.

In sostanza al messaggio pec andranno sempre allegati:

- l'atto da notificare;
- la relata di notifica;
- la procura alle liti (se si tratta di atto nuovo o se comunque la stessa non è già in atti).

Se si utilizza il servizio webmail di invio della posta certificata (ossia direttamente dalla pagina web e non dal proprio programma di posta) è importante scegliere la tipologia di ricevuta "completa".

L'art. 18 del DM 44/2011 al comma 6 recita infatti: "la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 3-bis,comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53 e' quella completa, di cui all'articolo 6, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

Dunque, in assenza di tale ricevuta non sarà possibile provare ai sensi di legge l'avvenuta notifica.

Va detto che generalmente i servizi di posta certificata hanno tale modalità già preimpostata, ma per scrupolo è importante verificarlo. Se si invia invece da programma di posta, di default il messaggio viene inviato con tale tipologia di ricevuta.

Come ogni invio di posta certificata la procedura comporta la ricezione di due distinti messaggi di conferma:

- la c.d. ricevuta di accettazione che invia il proprio gestore del servizio di posta certificata e che in sostanza attesta che il messaggio è stato regolarmente accettato dal sistema e costituisce prova dell'avvenuta spedizione con ora e data in cui è stata eseguita l'operazione;

- la c.d. ricevuta di consegna che viene, invece, inviata dal gestore di posta certificata del destinatario e che attesta che la stessa è stata regolarmente messa a disposizione del destinatario stesso certificando, altresì, l'ora e la data dell'operazione e contiene una copia integrale del messaggio ivi inclusi gli allegati.

Casi pratici

Possono verificarsi alcuni casi pratici in cui sia necessario notificare insieme una "copia informatica" ed un duplicato informatico ovvero un documento informatico nativo ed una copia informatica, come negli esempi sotto indicati.

- notifica del decreto ingiuntivo ovvero del ricorso e del decreto in genere.

La notifica telematica del decreto ingiuntivo è generalmente composta da una "copia informatica" ed ossia la copia del ricorso depositato telematicamente dall'avvocato e da un duplicato informatico (ovvero il decreto vero e proprio firmato generalmente dal giudice).

In tali casi sarà possibile accedere al sito ministeriale, scaricare entrambi i documenti (copia informatica del ricorso e duplicato informatico del decreto), quindi firmare digitalmente solo la copia del ricorso e predisporre la seguente relata che contiene il riferimento a due tipologie di atti (uno di cui attestare la conformità e l'altro no):

Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ___________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti  in atti notifico a nome cognome (codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dal registro ____ (es. INI-PEC - PPAA)_____ i seguenti allegati: 

- (ricorso per decreto ingiuntivo + sintetica descrizione dell’atto (es: depositato il da contro), attestando ai sensi e per gli effetti degli artt. 16 bis e 16 undecies del D.L. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che è copia conforme al corrispondente atto contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratto;
- decreto ingiuntivo emesso in data ______ contro,  inviandone duplicato informatico estratto dal fascicolo informatico.
 
Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti all'ufficio giudiziario ______________  eventuale sezione, Giudice dott. ___________________ (nome cognome), nr. RG 

Allo stesso modo si potrà procedere, ad esempio nell'ipotesi dell'istanza di anticipazione di udienza o di qualsiasi altro ricorso al quale faccia seguito un provvedimento giudiziario presente in originale (rectius) in duplicato informatico nel sistema Polisweb



IV - LA PROVA DELLA NOTIFICA 

La notifica di un atto si intende andata a buon fine unicamente con la ricezione da parte del mittente di entrambe le ricevute sopra indicate.
Nel caso in cui il destinatario, per qualsiasi motivo, non possa ricevere il messaggio (es: perchè l'indirizzo è scaduto e non è stato rinnovato) al mittente arriverà una ricevuta di mancata consegna che ne specificherà i motivi.

Per le notificazioni a mezzo pec l'avvocato non ha l'obbligo di inserire la relativa formalità nel registro cronologico delle notifiche, così come avviene per quelle effettuate in modalità cartacea.

Se tutte le operazioni sopra indicate sono state effettuate correttamente la notifica potrà intendersi correttamente eseguita.

Resta, dunque, da esaminare unicamente come si fa a dimostrare in sede giudiziale che appunto tale operazione si sia correttamente perfezionata.

Come detto sopra la prova della regolare notifica è costituita dai file del messaggio inviato contenenti la ricevuta di avvenuta accettazione e di avvenuta consegna che contiene anche copia degli atti materialmente trasmessi al destinatario.

Pertanto quando sia necessario dimostrare in sede giudiziale il perfezionamento della notifica sarà necessario depositare copia dei detti file.

Per fare ciò è possibile procedere in via alternativa attraverso due modalità e, cioè o in via telematica ovvero, in via cartacea a seconda dei casi.

La legge infatti prevede che i documenti attestanti la prova della notifica essere depositati in formato digitale (salvo il caso di un giudizio davanti al Giudice di Pace od alla Corte di Cassazione ove non sono ancora ammessi i depositi telematici): giacché l'art. 9 (modificato dal DL 90/2014) prevede:
“(…) co. 1 bis: Qualora non si possa procedere al deposito con modalita' telematiche dell'atto notificato a norma dell'articolo 3-bis, l'avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformita' ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
co. 1-ter: In tutti i casi in cui l'avvocato debba fornire prova della notificazione e non sia possibile fornirla con modalita' telematiche, procede ai sensi del comma 1-bis.”

- deposito in via telematica

Al fine di fornire la prova della notificazione, quindi, deve procedersi al deposito telematico dei suddetti file utilizzando i seguenti passaggi:

- salvare entrambe le ricevute (accettazione e consegna) nel formato proposto dal client di posta utilizzato o dalla webmail in formato .eml o .msg (contenenti il file notificato);
- predisporre un deposito telematico nel procedimento giudiziario a cui le notifiche si riferiscono (attraverso il software utilizzato a tal fine) dell'atto principale notificato ed inserendo i file delle ricevute come allegati, completando la procedura sino alla creazione della busta;
- inviare a mezzo pec la busta all'indirizzo pec dell'ufficio giudiziario presso cui pende il procedimento nell'ambito del quale è stata eseguita la notifica.

- deposito in via cartacea

Nei casi in cui sia necessario depositare tali documenti in forma cartacea (appunto giudizi dinanzi al Giudice di Pace ed alla Corte di Cassazione) si potrà procedere con l'ʹesibizione della prova della notificazione stampata su carta.

A tal fine è necessario stampare:

- il messaggio di PEC di invio della notificazione e tutti gli atti allegati;
- la ricevuta di accettazione;
- la ricevuta di avvenuta consegna;

Per ogni documento dovrà essere attestata la sua conformità ai documenti informatici da cui sono tratte tramite apposizione (ad esempio in calce o a tergo) su ciascun documento della relativa dichiarazione ad esempio del seguente tenore:

"Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9 comma 1 bis e 6 comma 1della L. 53/94 e dell’art. 23 comma 1 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 si attesta la conformità della presente copia cartacea all’originale telematico da cui è stata estratta avendo cura di inserire ove si tratti dell’attestazione di conformità di un atto informatico sottoscritto con firma digitale anche l'espressione "regolarmente sottoscritto con firma digitale del procuratore nominato" e quindi procedere alla sottoscrizione da parte dell'avvocato.

Per tutti gli approfondimenti normativi e per leggere i testi delle disposizioni in vigore periodicamente aggiornati è possibile consultare il sito ministeriale all'indirizzo http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_26.wp