Lo standard PDF/A per i documenti a "validità legale"

Come già spiegato in questa altra pagina del nostro sito il PDF è un formato di file largamente utilizzato  sia per la dematerializzazione di documenti cartacei che per la creazione di nuovi documenti informatici che ha sue specifiche caratteristiche che lo rendono particolarmente adatto ad essere il vero e proprio sostituto del classico documento analogico.

In altri termini il PDF è un file che può contenere testo, immagini, grafica, audio e video ivi incluse tutte le informazioni necessarie alla loro corretta visualizzazione con la particolarità, a differenza degli altri file, di poter essere gestito indipendentemente dal dispositivo  sul quale viene visualizzato e dal relativo sistema Operativo.

Se è pur vero che tale file può contenere un numero così vario di informazioni e di contenuti, al fine di garantirne, nel corso degli anni, l'integrità, era indispensabile crearne un formato atto ad evitarne di perdere tale qualità.

Per tali motivi è stato creato lo standard ISO internazionale PDF/A (Portable Document Format for Archive) ideato appositamente per l'archiviazione di lungo periodo.

Creare, dunque, un PDF in tale formato consente al file di poter essere sempre letto in maniera duratura nel tempo, indipendentemente dalle future modificazioni tecnologiche che si potrebbero venire a creare (sia hardware che software).

Lo standard PDF/A è suddiviso in tre livelli:

PDF/A-1 (basato sulla versione PDF 1.4 del 2005), PDF A/-2 (basato sulla versione PDF 1.7 del 2011), PDF/A-3 (basato sulla versione PDF 1.7 del 2012)

Tali standard sono, a loro volta suddivisi in ulteriori sottolivelli che si distinguono per le seguenti caratteristiche:

PDF/A-1b
Il livello di conformità B (PDF/A-1b) garantisce che il documento mantenga nel tempo lo stesso aspetto visivo applicando queste restrizioni:
- divieto di protezione con password;
- impossibilità di collegamento a file esterni;
- impossibilità di complressione LZW o JPEG2000;
- divieto di incorporazione di codici eseguibili;
- necessità di incorporazione di tutti i font nel documento;
- divieto di incorporazione di oggetti e annotazioni nascoste;
- divieto di trasparenza;
- divieto di utilizzo dei livelli
- specificazione dei colori in formato indipendente dal sistema;
- divieto di immagini alternative
- i moduli possono essere incorporati con restrizioni;
- divieto di incorporazione di contenuti audio o video.


PDF/A-1a
Il livello di conformità A (PDF/A-1a) dovendo garantire anche l'accessibilità al contenuto dei documenti da parte degli utenti con disabilità, oltre ad avere gli stessi obblighi e restrizioni del livello B, dovrà anche contenere descrizioni alternative per le immagini e adeguate informazioni relative alla struttura logica e all'ordine di lettura del testo.


PDF/A-2

Le restrizioni sono le stesse dello Standard PDF/A-1 con le seguenti eccezioni:
- può contenere layer (per i livelli ottenuti con un programma CAD, o per avere, in un unico file, versioni in lingue diverse);
- può contenere in un unico file diversi allegati, a condizione che anche essi siano conformi agli standard PDF/A-1 o PDF/A-2;
- può contenere immagini compresse nel formato JPEG2000;
- supporta le annotazioni
- supporta le firme elettroniche avanzate

Il PDF/A-2a - garantisce come lo standard PDF/A-1a la piena accessibilità al contenuto del documento.

Il PDF/A-2b - garantisce come lo standard PDF/A-1b la sola conformità visiva.

Il PDF/A-2u  non contiene, come invece il PDF/A-2a, le informazioni relative alla struttura del documento, ma oltre a garantire che le pagine possano essere riprodotte visivamente in modo fedele, grazie al rispetto del sistema di codifica Unicode indipendente dal Sistema Operativo, dalla lingua o dal programma utilizzato, il testo può anche essere estratto e ricercato.

PDF/A-3

Anche per questo formato esistono tre sottolivelli: PDF/A-3a, PDF/A-3b e PDF/A3-u.

Mentre il PDF/A-2 consente solamente allegati conformi a PDF/A, il PDF/A-3 permette invece di allegare qualsiasi tipo di file (documenti di Word, tabelle di Excel, disegni tecnici, immagini digitali, database, file csv, xml, html, ecc..).
Ne permette la presenza e l'estrazione futura, ma non ne garantisce però l'apertura e la fruizione.

Ulteriori informazioni possono essere reperite su diversi siti tra cui (www.pdfa.org e Wikipedia)

Creazione di un file PDF/A

Per i suesposti motivi chiunque abbia la necessità di creare un documento "a validità legale" e cioè l'esatto equivalente di un documento cartaceo immodificabile nel tempo deve necesariamente scegliere il formato PDF/A.

Per evidenziarne l'importanza, si segnala, ad esempio, che nell'ambito del processo tributario telematico (entrato in vigore nel 2017) sono accettati unicamente file PDF con lo standard PDF/A.

Tale operazione può essere eseguita attraverso diversi software, (dei quali alcuni anche gratuiti) tra i quali si segnalano Adobe Acrobat (a pagamento), LibreOffice (gratuito), Microsoft office a partire dalla versione 2007 (a pagamento), OpenOffice (gratuito), PDF Creator (grauito).

Conversione nel formato PDF/A

E' altresì possibile convertire un file PDF "ordinario" in PDF/A garantendo così al primo di acquisire le medesime caratteristiche di durevolezza ed immodificabilità nel tempo.

Tale operazione è normalmente possibile facendo ricorso a programmi professionali a pagamento (es: Adobe Acrobat in verione PRO), ma una valida alternativa gratuita può essere rappresentata dall'apertura del file non conforme con il software LibreOffice cliccando sullo stesso scegliendo "apri con Libre office) e poi salvarlo in PDF/A spuntando l'apposita opzione nella relativa casella, come nell'esempio di seguito indicato:


La conversione è anche possibile tramite l'utilizzo di alcuni servizi on line gratuiti tra i quali si segnalano:

- PDF Converter (https://www.freepdfconvert.com/)

Verificare la conformità di un file allo standard PDF/A

Può essere utile anche verificare la conformità di un file al formato PDF/A al fine di avere la certezza che lo stesso possa appunto avere tali caratteristiche.

L'ultima versione di Adobe acrobat segnala già all'apertura del file la conformità al formato attraverso un messaggio contenuto in una linea di colore azzurro che compare sulla parte alta del documento del seguente tenore: "Il file è conforme allo standard PDF/A ed è stato aperto in sola lettura per evitare modifiche" sebbene ciò non possa garantirlo in maniera assoluta.

Altre alternative gratuite sono rappresentate dai servizi on line pdf-online (https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx) e Free Convalida PDF/A
(http://www.validatepdfa.com/it/).